Начинать ,конечно,лучше всего с учета.Потому что смет, и всяких пометочек и соображений о каждой набирается столько,что все и об всех и не упомнишь,а ведь бывают такие настырные заказчики,которые являются аж когда о них уже и думать забыли и начинают уточнять всякие там подробности и детали.

С помощью компьютора очень удобно вести базу данных на все работы и всех попавшихся заказчиков,используя встроенную в Microsoft office программу Access,которая работает,конечно,под управлением Windows 95 или даже 98,кому как больше нравится,но навыки работы с которым должны быть очень приличными.

Для создания своей базы данных ,достаточно просто тем или иным привычным способом запустить Access ,если он инсталированн в компьютер,и ,когда все на экране благополучно успокоится,просто подвести курсор к чистому белому листку и щелкнуть мышью.Или раскрыть меню File и сделать там то же самое (здесь и далее речь идет о Microsoft office-97).В появившемся диалоговом окне можно выбрать или вариант новой базы данных из готовых образцов,или попробовать составить самостоятельно.Разница ,в принципе,такая же ,как и при покупке готового или заказе в ателье:вроде подходит,но чего-то не хватает.Поэтому лучше выбрать вариант самостоятельного создания новой базы и набрать в таблицу те показатели,которые больше устраивают.Конечно ,этот процесс не очень уж и простой и требует известной настойчивости и воли к победе,однако все это преодолимо,пусть даже и не с первой попытки.Естественно ,наилучшие результаты получаются после некоторой теоретической подготовки с помощью какого-либо солидного пособия по "Access Microsoft office",однако пока все найдется,пока изучится,время течет,поэтому желающие могут попробовать ускорить процесс с помощью приведенными ниже краткими рекомендациями.

После того,как программа попросит,следует ввести в нужном поле наименование файла базы данных и ,указав курсором мыши на кнопку "создать" ,щелкнуть клавишей мыши,а затем аналогичным образом повторить все в появившемся новом окне по графе "таблицы".

Надо отметить,что все новое в Access ,обычно и начинается с табличных форм,поэтому именно с ними и надо заниматься повнимательнее.В появившемся окне "новая таблица" необходимо выбрать графу "мастер таблиц" и храбро ,с помощью мыши,нажать кнопку ОК.Теперь,вообщем-то и начинается самое главное для дальнейшей творческой работы,а именно:выбор названий и позиций в которые потом и будут заноситься все необходимые сведения о заказчике,о сметных показателях и о многом другом,что кажется необходимым.В графе "образцы таблиц"выбираются подходящие названия для выбора нужных образцов полей из соседней графы "образцы полей".При выборе курсором мыши понравившегося пункта , он переносится из этой графы нажатием кнопки ">",что и позволяет набрать необходимые пункты для будущих учетных граф.

Конечно,набирать позиции лучше по вкусу,однако практика выявила некоторые типовые ,которые наиболее благотворно влияют на процесс коллекционирования сведений о заказчике,это:

-дата обращения,и ,лучше ,не одна,а неколько,так как общение очень редко бывает одноразовым,а скорее наоборот;

-к каждой дате желательно ввести свою графу комментариев (замечаний),в которых можно кратко изложить суть своих впечатлений от общения с заказчиком;

-естественно,фамилия,имя,если клиент согласен на это;

-пару граф на адреса-для объекта и для заказчика,а так же для телефонов домашних,объектных,служебных,местных,

сотовых и электронной почты,если вдруг она существует;

-сроки и виды оплаты заказа,а также их этапы;

Если всего предложенного кажется маловато,то можно значительно расширить перечень учетных данных и другими показателями,исходя из местных особенностей и потребностей.

Следует отметить,что в типовом варианте создания таблицы баз данных,число знаков ,которые влезают в гарфу таблиц зачастую ограниченно 55 знаками,что может оказаться недостаточным для выражения всех чувств.Поэтому лучше заблаговременно подготовиться к этому и увеличить величину допустимого числа знаков до максимального в 255 штук. Для этого достаточно в уже открытом табличном режиме нажать на панели управления кнопку "конструктор",который выведет таблицу с именами полей и типами данных,которые в эти поля и вносятся.Если курсором мыши встать на нужную строку в графе "имя поля".то в нижней части таблицы в разделе "общие" в строке "размер поля" и будет указан допустимое число символов,которое можно будет ввести в данное поле.Для его увеличения достаточно поместить курсор мыши в строку "разме поля" и с клавиатуры ввести новое значение,и затем выйти из режима "конструктор"с сохранением сделанных изменений.

Однако общаться с получившейся в итоге табличной формой базы данных не совсем удобно и наглядно,поэтому целесообразно создать свою "форму" базы данных,для чего в окне управления уже существующей базы данных выделить курсором мыши раздел "формы" и затем нажать кнопку "создать".В появившемся окне "новая форма" курсором мыши выделить надпись "автоформа:в столбец",а в окне источника данных выбрать имя созданной ранее базы данных.После нажатия кнопки ОК,и некоторого раздумья компьютера,на экране проявится база учетных данных,но уже в более удобном для общения виде.Правда ,вид у нее будет весьма казенный,хотя возможности программы позволяют создать нечто более привлекательное и менее утомительное для глаз.Для этого ,при уже открытой форме базы данных, с панели управления запускается "конструктор" и с его помощью ,при некоторой сообразительности,можно изменить размеры окон или переместить их в любое другое место,установить фон окна формы в виде мечтательно-голубого неба,или картинки с пейзажем строительных конструкций,а также изменять оформление и шрифты надписей и многое многое другое,о чем лучше расписано в многочисленных литературных произведения на эту тему или рассказывается на специализированных курсах.А для начальных попыток применения Access в подобных целях вышеизложенного ,пожалуй,может оказаться, и вполне достаточным,после

настойчивого и неоднократного преодоления всех трудностей возникающих от общения с программой.

И надо сказать ,что применение Access вместо традиционной тетрадочки или записной книжки намного эффективнее и удобнее,хотя одно и не исключает другого,однако в тетрадочке очень трудно сразу получить какие-либо отчетные формы или статистические показатели на клиента с целью применения их для коммерческого анализа.